Onboarding checklist

„Checklista” przyjęcia nowej osoby do zespołu technicznego

W każdym zespole jest lista czynności, które trzeba wykonać żeby umożliwić pracę nowemu członkowi zespołu. Oczywiście może być ona tylko „w głowach” starszych kolegów (i koleżanek). Wtedy poszczególne czynności są wykonywane gdy któraś z tych osób sobie o czymś przypomni, albo zainteresowany się o coś upomni. Ale znacząco wygodniej jest taką listę przygotować i wykonać wcześniej, jeszcze zanim nowy kolega (lub koleżanka) pojawi się pierwszy raz w naszym pokoju. Unikałbym określenia „procedura”, bo brzmi korporacyjnie, ale w sumie do tego wszystko się sprowadza.

Poniżej przedstawiam moją listę. Dla uproszczenia zakładam że dotyczy ona osoby która była już wcześniej pracownikiem firmy, więc pomijam takie formalności jak umowa i klauzule poufności, szkolenie BHP, odbiór komputera, itp.

Etap 1 – pierwsze dni

W pierwszym okresie pracy nowy członek zespołu potrzebuje głównie dostępów do kodów źródłowych, wiedzy oraz narzędzi komunikacji w zespole:

  1. Wiedza na WIKI – dostęp do przestrzeni projektu i przestrzeni technologii z których korzysta zespół.
  2. System zarządzania zadaniami, np. Jira – dostęp do odpowiednich projektów.
  3. Repozytorium kodu, np. Git – dodanie uprawnień do wszystkich projektów dla których pracuje zespół.
  4. Grupy e-mailowe – aliasy na które wysyłane są ważne informacje organizacyjne dla zespołu, powiadomienia o planowanych niedostępnościach środowisk, planowanych nieobecnościach, itp.
  5. Komunikator Slack – dostęp do przestrzeni zespołu i odpowiednich kanałów.
  6. Dokument informacji o zespole – dopisanie nowej osoby wraz z informacją o roli oraz zadeklarowanych godzinach pracy.
  7. Arkusz planowanych urlopów – przypilnowanie aby nowa osoba wpisała tam swoje planowane nieobecności z uwzględnieniem planów innych osób.
  8. Kalendarz spotkań zespołu, np. Google Calendar – cykliczne daily, podsumowania i planowania sprintów, retrospektywy, zaplanowane wyjścia integracyjne.
  9. System raportowania czasu pracy – dostęp do raportowania do odpowiednich projektów i/lub zadań.
  10. Narzędzie Continous Integration, np. Jenkins – dostęp do szczegółów projektów.

Sam proces wdrożenia powinien przebiegać w oparciu o stworzone dla nowej osoby zadania (np. w Jira) z punktami procedury wdrożenia:

  • sprawdzenie wszystkich w/w dostępów,
  • zapoznanie się z dokumentacją,
  • postawienie środowiska developerskiego,
  • wykonanie ćwiczebnych zadań developerskich.

Etap 2: dostęp do środowisk produkcyjnych

Po wstępnym wdrożeniu następuje etap przypisania nowej osobie zadań związanych z pracą przy środowiskach produkcyjnych, np. analiza błędów, wykonywanie procedur aktualizacji środowisk, zmiany konfiguracyjne, itp. Wtedy wymagane są kolejne działania:

  1. Systemy operacyjne serwerów produkcyjnych – założenie kont osobistych.
  2. Systemy operacyjne serwerów produkcyjnych – odblokowanie ruchu sieciowego (z sieci firmowej i przez VPN).
  3. Konta administracyjne w aplikacji (aplikacjach).
  4. Baza współdzielonych haseł do kont technicznych – przeszyfrowanie kluczem publicznych nowej osoby.
  5. Systemy monitorujące – nadanie dostępów.

Podsumowanie

Część zarządzania nadawaniem w/w dostępów da się scentralizować i zautomatyzować przy pomocy narzędzie klasy IAM (ang. Identity and Access Management) o czym pisał mój kolega Paweł w artykule IAM: zarządzanie tożsamością w praktyce. Jednak nie zawsze może dotyczyć to wszystkich systemów, np. zewnętrznych narzędzie SaaS jak np. Slack. Więc zgodnie z zasadą Pareto: minimalnym wysiłkiem (20%) przy pomocy staromodnej „checklisty” z w/w punktami można osiągnąć 80% satysfakcji u wdrażanej osoby.

Każdy lider zespołu powinien pamiętać, że dla nowej osoby pierwsze dni w zespole z nowymi technologiami są wystarczająco stresujące i nie należy dodawać utrudnień braku kolejnych dostępów, czy frustracji wynikającej z faktu że taka osoba nie została zaproszona na spotkanie czy nie dostała ważnej informacji…

A jak wygląda to w Waszych zespołach? Uzupełnilibyście jakoś powyższą listę?

Witamy w zespole | CC0 Public Domain | https://pxhere.com/pl/photo/1452881
Witamy w zespole | CC0 Public Domain

O autorze

Marek Berkan Marek Berkan: programista, entuzjasta tworzenia oprogramowania, zarządzania zespołami technicznymi. Prywatnie motocyklista, kolarz MTB, biegacz, żeglarz, rekreacyjny wspinacz, zamiłowany turysta. Witryny: , , .

Share Button

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *